با وجود تعدد شركت‌هاي خدماتي و تنوع در خدماتي كه ارائه مي‌دهند؛ سازماندهي داده‌هاي حسابداري، يك امر سخت و پيچيده است. علاوه بر اين به يك نرم افزار حسابداري پيشرفته و يك حسابدار دقيق و خبره نياز است. حسابدار بايد به متدهاي جديد حسابداري آشنا باشد تا شركت‌ها راحت‌تر به اهداف خود دست پيدا كنند.

ما مي‌دانيم حسابداري شركت خدماتي با توجه به حيطه كاري كه دارند نياز به ماژول‌هاي متنوعي دارند؛ زيرا جزئياتي دارند كه در صورت بي‌توجه‌ي به آن‌ها باعث مشكلات زيادي مي‌شود. حتي اگر از نرم ‌افزار حسابداري خدماتي استفاده كنيد اما يك روند سازمان‌يافته براي ثبت و آناليز گزارشات نداشته باشيد با شكست روبه‌رو مي‌شويد.

بهترين راه براي جلوگيري از مشكلات و افزايش بهروري، استفاده از متدهاي روز دنيا در حسابداري است. تا به حال روش‌هاي زيادي براي بهينه‌سازي روند‌هاي حسابداري ارائه شده است كه هر كدام از آن‌ها نقاط ضعف و قوتي دارند. در هوشمند نوين براي شما يكي از بهترين روش‌ها را معرفي كرده‌ايم. در حسابداري شركت خدماتي، يكي از مهم‌ترين روش‌ها چرخه حسابداري خدماتي است كه در ادامه با آن آشنا مي‌شويم.

با چرخه حسابداري خدماتي آشنا هستيد؟

چرخه حسابداري در چند مرحله با ثبت هر معامله و به صورت جداگانه شروع مي‌شود و با گزارش جامع فعاليت‌هاي شركت، براي بازه زماني معين، چرخه تعيين شده به پايان مي‌رسد. بسياري از شركت‌ها از نرم افزار حسابداري براي خودكارسازي چرخه حسابداري استفاده مي‌كنند. اين به حسابداران اجازه مي‌دهد تا تاريخ‌هاي دوره‌اي را برنامه‌ريزي كرده و گزارش‌ها را خودكار دريافت كنند.

براي آشنايي با نرم افزار حسابداري مناسب كسب وكارتان مي‌توانيد با مشاوران هوشمندنوين تماس بگيريد. هر شركتي معمولاً بايد چرخه حسابداري هشت مرحله‌اي را به روش‌هاي خاصي اجرا كند تا با مدل كسب‌وكار و رويه‌هاي حسابداري شركت مطابقت داشته باشد. يكي از نكات منحصر به فرد اين روش اين است كه كسب و كارهاي خدماتي مي‌توانند بين حسابداري تك ورودي يا حسابداري دو ورودي يكي را انتخاب كنند. حسابداري دو طرفه براي شركت‌ها لازم است تا هر سه صورت مالي اصلي (صورت سود و زيان، ترازنامه و صورت جريان نقدي) را تهيه كنند.

مراحل ثبت داده ها در چرخه حسابداري

هشت مرحله چرخه حسابداري شامل موارد زير است:

مرحله 1: شناسايي تراكنش‌ها

اولين گام در چرخه حسابداري خدماتي، شناسايي معاملات است. شركت‌ها در طي چرخه حسابداري معاملات زيادي خواهند داشت. هر يك بايد به درستي در دفاتر شركت ثبت شود. ثبت سوابق براي انواع معاملات ضروري است. بسياري از شركت‌ها از فناوري مرتبط با دفاتر خود براي ثبت معاملات فروش استفاده مي‌كنند. علاوه بر فروش، هزينه‌هايي نيز وجود دارد كه مي‌توان با استفاده از روش‌هاي مختلف آن‌ها را ثبت كرد.

مرحله 2: ثبت معاملات در دفتر كل

مرحله دوم در چرخه، ثبت ورودي‌هاي روزنامه براي هر تراكنش است. شركت‌ها بايد هزينه‌هاي خود را نيز پيگيري كنند. انتخاب بين حسابداري تعهدي و نقدي تعيين كننده زمان ثبت رسمي معاملات است. هنگامي كه يك معامله حسابداري رخ مي‌دهد، مي‌توان آن را به روش‌هاي مختلفي در دفاتر يك سازمان ثبت كرد. ثبت ژورنالي از متداول‌ترين روش‌هاي موجود براي ثبت است. همه‌ي روش‌هاي ثبت، ورودي‌هايي را دفاتر روزنامه ايجاد مي‌كنند كه سپس در دفتر كل ثبت مي‌شود.

مرحله 3: ارسال

هنگامي كه يك تراكنش به عنوان يك ورودي روزنامه ثبت شد، بايد به حسابي در دفتر كل ارسال شود. دفتر كل خلاصه‌اي از تمام فعاليت‌هاي حسابداري را بر اساس حساب ارائه مي‌كند. اين به يك حسابدار اجازه مي‌دهد تا وضعيت مالي را بر اساس حساب‌ها نظارت كند. يكي از رايج‌ترين حساب‌هايي كه در دفتر كل به آن‌ها ارجاع مي‌شود، حساب نقدي است كه ميزان وجه نقد موجود را مشخص مي‌كند.

مرحله 4: تدوين تراز آزمايشي

در پايان دوره حسابداري، تراز آزمايشي به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداري محاسبه مي‌شود. تراز آزمايشي موجودي‌هاي تعديل نشده در هر حساب را به شركت مي‌گويد. سپس تراز آزمايشي تعديل نشده براي آزمايش و تجزيه و تحليل به مرحله پنجم منتقل مي‌شود.

مرحله 5: كاربرگ

تجزيه و تحليل يك كاربرگ و شناسايي ورودي‌هاي تنظيمي، مرحله پنجم چرخه را تشكيل مي‌دهد. يك كاربرگ ايجاد و استفاده مي‌شود تا اطمينان حاصل شود كه بدهي‌ها و اعتبارات برابر هستند. اگر مغايرت وجود داشته باشد، بايد اصلاحاتي انجام شود. علاوه بر شناسايي خطا، ممكن است در هنگام استفاده از حسابداري تعهدي، ورودي‌هاي تعديل براي تطبيق درآمد و هزينه مورد نياز باشد.

مرحله 6: تنظيم ورودي‌هاي روزنامه

در مرحله ششم، يك حسابدار تنظيمات را انجام مي‌دهد. در صورت لزوم، تنظيمات به عنوان مدخل‌هاي روزنامه ثبت مي‌شوند.

مرحله 7: صورت‌هاي مالي

پس از اينكه شركت تمام ورودي‌هاي تعديل را انجام داد، سپس صورت‌هاي مالي خود را در مرحله هفتم تهيه مي‌كند. براي اكثر شركت‌ها، اين صورت‌ها شامل صورت سود و زيان، ترازنامه و صورت جريان نقدي است.

مرحله 8: بستن حساب‌ها

در نهايت، يك شركت با بستن حساب‌ها خود در پايان دوره مالي، چرخه حسابداري را در مرحله هشتم به پايان مي‌رساند. بيانيه‌هاي پاياني گزارشي براي تجزيه و تحليل عملكرد در طول دوره ارائه مي‌دهد. پس از بسته شدن حساب‌ها، چرخه حسابداري دوباره از ابتدا با يك دوره گزارش جديد شروع مي‌شود. معمولاً پايان دوره، زمان مناسبي براي تشكيل پرونده و همينطور برنامه‌ريزي براي دوره گزارش بعدي و بررسي تقويم رويدادها و وظايف آينده است.

11 نكته مهم حسابداري براي موسسات خدماتي

حتي اگر صاحب يك شركت خدماتي كوچك هستيد و هيچ كمبودي در ثبت جزئيات و داده‌هاي مالي برايتان وجود ندارد؛ بهتر است كه در ابتدا اصول اوليه حسابداري را رعايت كنيد، از انجام كار اضافه پزهيز كنيد و زمان براي انجام‌ كارهاي مهم‌تر داشته باشيد. اين 11 نكته به شما كمك مي‌كند تا فعاليت‌هاي حسدابداري را دقيق و راحت انجام دهيد:

1. درآمد را به طور دقيق ثبت كنيد.
2. سوابق موجودي را نگهداري كنيد.
3. براي هزينه‌هاي عمده آماده باشيد.
4. هزينه‌هاي نيروي كار را بررسي كنيد.
5. هزينه‌هاي تجاري و شخصي را جدا كنيد.
6. پيگيري هر هزينه كسب و كار در زمان مشخص خود انجام دهيد.
7. پيش بيني مالي براي سال‌هاي آينده ايجاد كنيد.
8. زماني را به بروز رساني حساب‌هاي خود اختصاص دهيد.
9. استخدام يك حسابدار حرفه‌اي را در نظر بگيريد، حتي به طور موقت.
10. پيگيري فاكتورها و مطالبات براي جلوگيري از پرداخت بيش از حد ماليات را فراموش نكنيد.
11. شيوه‌هاي حسابداري را با نرم افزار حسابداري به صورت خودكار انجام دهيد.

منبع: https://www.hnovin.com/service-accounting-cycle/

سخن آخر

فرآيند هشت مرحله‌اي چرخه حسابداري خدماتي، محاسبات را براي حسابداران و مديران شركت‌هاي خدماتي پرمشغله آسان مي‌كند. اين مي‌تواند به حذف حدس و گمان از نحوه رسيدگي به حسابداري كمك كند؛ همچنين به اطمينان از ثبات، دقت و تحليل عملكرد مالي كارآمد كمك مي‌كند.