با وجود تعدد شركت‌هاي خدماتي و تنوع در خدماتي كه ارائه مي‌دهند؛ سازماندهي داده‌هاي حسابداري، يك امر سخت و پيچيده است. علاوه بر اين به يك نرم افزار حسابداري پيشرفته و يك حسابدار دقيق و خبره نياز است. حسابدار بايد به متدهاي جديد حسابداري آشنا باشد تا شركت‌ها راحت‌تر به اهداف خود دست پيدا كنند.

ما مي‌دانيم حسابداري شركت خدماتي با توجه به حيطه كاري كه دارند نياز به ماژول‌هاي متنوعي دارند؛ زيرا جزئياتي دارند كه در صورت بي‌توجه‌ي به آن‌ها باعث مشكلات زيادي مي‌شود. حتي اگر از نرم ‌افزار حسابداري خدماتي استفاده كنيد اما يك روند سازمان‌يافته براي ثبت و آناليز گزارشات نداشته باشيد با شكست روبه‌رو مي‌شويد.

بهترين راه براي جلوگيري از مشكلات و افزايش بهروري، استفاده از متدهاي روز دنيا در حسابداري است. تا به حال روش‌هاي زيادي براي بهينه‌سازي روند‌هاي حسابداري ارائه شده است كه هر كدام از آن‌ها نقاط ضعف و قوتي دارند. در هوشمند نوين براي شما يكي از بهترين روش‌ها را معرفي كرده‌ايم. در حسابداري شركت خدماتي، يكي از مهم‌ترين روش‌ها چرخه حسابداري خدماتي است كه در ادامه با آن آشنا مي‌شويم.

با چرخه حسابداري خدماتي آشنا هستيد؟

چرخه حسابداري در چند مرحله با ثبت هر معامله و به صورت جداگانه شروع مي‌شود و با گزارش جامع فعاليت‌هاي شركت، براي بازه زماني معين، چرخه تعيين شده به پايان مي‌رسد. بسياري از شركت‌ها از نرم افزار حسابداري براي خودكارسازي چرخه حسابداري استفاده مي‌كنند. اين به حسابداران اجازه مي‌دهد تا تاريخ‌هاي دوره‌اي را برنامه‌ريزي كرده و گزارش‌ها را خودكار دريافت كنند.

براي آشنايي با نرم افزار حسابداري مناسب كسب وكارتان مي‌توانيد با مشاوران هوشمندنوين تماس بگيريد. هر شركتي معمولاً بايد چرخه حسابداري هشت مرحله‌اي را به روش‌هاي خاصي اجرا كند تا با مدل كسب‌وكار و رويه‌هاي حسابداري شركت مطابقت داشته باشد. يكي از نكات منحصر به فرد اين روش اين است كه كسب و كارهاي خدماتي مي‌توانند بين حسابداري تك ورودي يا حسابداري دو ورودي يكي را انتخاب كنند. حسابداري دو طرفه براي شركت‌ها لازم است تا هر سه صورت مالي اصلي (صورت سود و زيان، ترازنامه و صورت جريان نقدي) را تهيه كنند.

مراحل ثبت داده ها در چرخه حسابداري

هشت مرحله چرخه حسابداري شامل موارد زير است:

مرحله 1: شناسايي تراكنش‌ها

اولين گام در چرخه حسابداري خدماتي، شناسايي معاملات است. شركت‌ها در طي چرخه حسابداري معاملات زيادي خواهند داشت. هر يك بايد به درستي در دفاتر شركت ثبت شود. ثبت سوابق براي انواع معاملات ضروري است. بسياري از شركت‌ها از فناوري مرتبط با دفاتر خود براي ثبت معاملات فروش استفاده مي‌كنند. علاوه بر فروش، هزينه‌هايي نيز وجود دارد كه مي‌توان با استفاده از روش‌هاي مختلف آن‌ها را ثبت كرد.

مرحله 2: ثبت معاملات در دفتر كل

مرحله دوم در چرخه، ثبت ورودي‌هاي روزنامه براي هر تراكنش است. شركت‌ها بايد هزينه‌هاي خود را نيز پيگيري كنند. انتخاب بين حسابداري تعهدي و نقدي تعيين كننده زمان ثبت رسمي معاملات است. هنگامي كه يك معامله حسابداري رخ مي‌دهد، مي‌توان آن را به روش‌هاي مختلفي در دفاتر يك سازمان ثبت كرد. ثبت ژورنالي از متداول‌ترين روش‌هاي موجود براي ثبت است. همه‌ي روش‌هاي ثبت، ورودي‌هايي را دفاتر روزنامه ايجاد مي‌كنند كه سپس در دفتر كل ثبت مي‌شود.

مرحله 3: ارسال

هنگامي كه يك تراكنش به عنوان يك ورودي روزنامه ثبت شد، بايد به حسابي در دفتر كل ارسال شود. دفتر كل خلاصه‌اي از تمام فعاليت‌هاي حسابداري را بر اساس حساب ارائه مي‌كند. اين به يك حسابدار اجازه مي‌دهد تا وضعيت مالي را بر اساس حساب‌ها نظارت كند. يكي از رايج‌ترين حساب‌هايي كه در دفتر كل به آن‌ها ارجاع مي‌شود، حساب نقدي است كه ميزان وجه نقد موجود را مشخص مي‌كند.

مرحله 4: تدوين تراز آزمايشي

در پايان دوره حسابداري، تراز آزمايشي به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداري محاسبه مي‌شود. تراز آزمايشي موجودي‌هاي تعديل نشده در هر حساب را به شركت مي‌گويد. سپس تراز آزمايشي تعديل نشده براي آزمايش و تجزيه و تحليل به مرحله پنجم منتقل مي‌شود.

مرحله 5: كاربرگ

تجزيه و تحليل يك كاربرگ و شناسايي ورودي‌هاي تنظيمي، مرحله پنجم چرخه را تشكيل مي‌دهد. يك كاربرگ ايجاد و استفاده مي‌شود تا اطمينان حاصل شود كه بدهي‌ها و اعتبارات برابر هستند. اگر مغايرت وجود داشته باشد، بايد اصلاحاتي انجام شود. علاوه بر شناسايي خطا، ممكن است در هنگام استفاده از حسابداري تعهدي، ورودي‌هاي تعديل براي تطبيق درآمد و هزينه مورد نياز باشد.

مرحله 6: تنظيم ورودي‌هاي روزنامه

در مرحله ششم، يك حسابدار تنظيمات را انجام مي‌دهد. در صورت لزوم، تنظيمات به عنوان مدخل‌هاي روزنامه ثبت مي‌شوند.

مرحله 7: صورت‌هاي مالي

پس از اينكه شركت تمام ورودي‌هاي تعديل را انجام داد، سپس صورت‌هاي مالي خود را در مرحله هفتم تهيه مي‌كند. براي اكثر شركت‌ها، اين صورت‌ها شامل صورت سود و زيان، ترازنامه و صورت جريان نقدي است.

مرحله 8: بستن حساب‌ها

در نهايت، يك شركت با بستن حساب‌ها خود در پايان دوره مالي، چرخه حسابداري را در مرحله هشتم به پايان مي‌رساند. بيانيه‌هاي پاياني گزارشي براي تجزيه و تحليل عملكرد در طول دوره ارائه مي‌دهد. پس از بسته شدن حساب‌ها، چرخه حسابداري دوباره از ابتدا با يك دوره گزارش جديد شروع مي‌شود. معمولاً پايان دوره، زمان مناسبي براي تشكيل پرونده و همينطور برنامه‌ريزي براي دوره گزارش بعدي و بررسي تقويم رويدادها و وظايف آينده است.

11 نكته مهم حسابداري براي موسسات خدماتي

حتي اگر صاحب يك شركت خدماتي كوچك هستيد و هيچ كمبودي در ثبت جزئيات و داده‌هاي مالي برايتان وجود ندارد؛ بهتر است كه در ابتدا اصول اوليه حسابداري را رعايت كنيد، از انجام كار اضافه پزهيز كنيد و زمان براي انجام‌ كارهاي مهم‌تر داشته باشيد. اين 11 نكته به شما كمك مي‌كند تا فعاليت‌هاي حسدابداري را دقيق و راحت انجام دهيد:

1. درآمد را به طور دقيق ثبت كنيد.
2. سوابق موجودي را نگهداري كنيد.
3. براي هزينه‌هاي عمده آماده باشيد.
4. هزينه‌هاي نيروي كار را بررسي كنيد.
5. هزينه‌هاي تجاري و شخصي را جدا كنيد.
6. پيگيري هر هزينه كسب و كار در زمان مشخص خود انجام دهيد.
7. پيش بيني مالي براي سال‌هاي آينده ايجاد كنيد.
8. زماني را به بروز رساني حساب‌هاي خود اختصاص دهيد.
9. استخدام يك حسابدار حرفه‌اي را در نظر بگيريد، حتي به طور موقت.
10. پيگيري فاكتورها و مطالبات براي جلوگيري از پرداخت بيش از حد ماليات را فراموش نكنيد.
11. شيوه‌هاي حسابداري را با نرم افزار حسابداري به صورت خودكار انجام دهيد.

منبع: https://www.hnovin.com/service-accounting-cycle/

سخن آخر

فرآيند هشت مرحله‌اي چرخه حسابداري خدماتي، محاسبات را براي حسابداران و مديران شركت‌هاي خدماتي پرمشغله آسان مي‌كند. اين مي‌تواند به حذف حدس و گمان از نحوه رسيدگي به حسابداري كمك كند؛ همچنين به اطمينان از ثبات، دقت و تحليل عملكرد مالي كارآمد كمك مي‌كند.

وظايف حسابدار در حيطه‌‌هاي كاري متفاوت، متنوع است. شما به عنوان يك حسابدار اغلب مسئول بررسي حساب‌ها، ثبت داده‌هاي مالي، ارائه گزارشات، بودجه‌بندي و مديريت اطلاعات مالي و … خواهيد بود؛ همچنين مي‌توانيد به مشتريان، چه افراد و چه شركت‌هاي بين المللي، در مورد موقعيت‌هاي مالي مشاوره دهيد و كمك كنيد.

وظايف اصلي حسابدار معمولاً تهيه و بررسي سوابق مالي است و همينطور اطمينان حاصل كردن از اين كه اطلاعات به روز و دقيق باشند. با اين حال، مي‌توانيد در زمينه‌هاي خاصي مانند حسابداري قانوني يا ماليات تخصص داشته باشيد يا روي حوزه‌هاي خاص‌تري از بخش حسابداري يك شركت تمركز كنيد.

وظايف كاري حسابدار به صورت كلي عبارتند از:

• تهيه حساب و اظهارنامه مالياتي

• نظارت بر مخارج و بودجه

• حسابرسي و تجزيه و تحليل عملكرد مالي

• پيش‌بيني مالي و تحليل ريسك

• مشاوره در مورد كاهش هزينه‌ها و افزايش سود

• تدوين و ارائه گزارش‌هاي مالي و بودجه‌اي

• به روز نگه داشتن دفاتر و سيستم‌هاي حسابداري

• اطمينان حاصل كنيد كه صورت‌هاي مالي و سوابق با قوانين و مقررات مطابقت دارند.

وظايف حسابدار در شركت توليدي چيست؟

وظايف اصلي حسابدار توليدي شامل حسابرسي اسناد و رويه‌هاي مالي، تطبيق صورت‌هاي بانكي و محاسبه پرداخت‌ها و اظهارنامه‌هاي مالياتي است. براي موفقيت در اين نقش، بايد تجربه قبلي در حسابداري، استعداد تشخيص اشتباهات عددي و يك نرم افزار حسابداري پيشرفته داشته باشيد.

در نهايت، اطلاعات دقيق در مورد وضعيت مالي، نقدينگي و جريان‌هاي نقدي كسب‌ وكار خود را در اختيار داريد، در حالي كه اطمينان داريد داده‌ها با مقررات مالياتي مطابقت دارند. وظايف اصلي حسابدار در شركت توليدي شامل موارد ذيل است:

• تمام معاملات حسابداري را مديريت كنيد.

• پيش بيني بودجه را آماده كنيد.

• صورت‌هاي مالي را به موقع منتشر كنيد.

• تطبيق حساب‌هاي پرداختني و دريافتني.

• از پرداخت‌هاي بانكي به موقع اطمينان حاصل كنيد.

• محاسبه ماليات و تهيه اظهارنامه مالياتي

• ترازنامه‌ها و صورت‌هاي سود/زيان را مديريت كنيد.

• گزارش سلامت مالي و نقدينگي شركت

• حسابرسي معاملات و اسناد مالي

• از سياست‌ها و مقررات مالي پيروي كنند.

• اطمينان حاصل كردن از محرمانه بودن داده‌ها و در صورت لزوم از پايگاه داده پشتيبان استفاده شود.

وظايف حسابداران در شركت‌هاي خدماتي چيست؟

شركت‌هاي خدماتي فارغ بر عام يا خاص بودن، متدهاي متنوعي در حسابداري دارند. وظايف يك حسابدار كه در مراكز خدماتي فعاليت مي‌كند بسيار متنوع است. هر كدام از اين مجموعه‌ها خدمات خاصي را ارائه مي‌دهند و نياز به يك حسابدار آشنا به امور و يك نرم افزار حسابداري خدماتي مرتبط با حيطه كاري خود دارند. حسابدار علاوه بر آشنايي با حسابداري عمومي بايد كه از روند عمليات‌هاي مربوط صنعت خود آگاه باشد تا بتواند نيازها را به بهترين نحو پاسخ دهند. وظايف كاري حسابدار در اين حيطه بيشتر شامل موارد ذيل مي‌شود:

• ثبت معاملات در دفاتر روزنامه

• انتقال اقلام به دفاتر كل

• تهيه تراز آزمايشي

• تهيه كاربرگ

• تهيه صورت‌هاي مالي

• اصلاح حساب‌هاي دفاتر كل

وظايف حسابدار در شركت بازرگاني چيست؟

ساختار حسابداري يك شركت بازرگاني جزء ضروري‌ترين بخش‌هاي عمليات تجاري آن شركت است. وظايف كاري حسابدار در شركت بازرگاني معمولاً شامل جمع‌آوري و نگهداري داده‌هاي مالي است. حسابدار بازرگاني تضمين مي‌كند كه سوابق مالي مطابق با رويه‌ها و سياست‌هاي قانوني و پذيرفته شده در شركت نگهداري مي‌شود.

اطلاعات مالي هر سازماني بايد در يك سيستم بكر نگهداري شود زيرا جزء كليدي مورد استفاده در عمليات و مديريت هر كسب و كاري است. مديريت داده‌هاي مالي يك سازمان بازرگاني همچنين مي‌تواند شامل وظايف پيچيده‌تري مانند توسعه، پياده‌سازي و نگهداري پايگاه‌هاي داده مالي و همچنين ايجاد و نظارت بر رويه‌هاي كنترلي باشد.

وظايف حسابدار در شركت‌هاي پيمانكاري چيست؟

يك روز در زندگي يك حسابدار شركت پيمانكار يك روز پرمشغله است. قبل از رفتن به محل كار، زود بيدار هستند تا به ايميل‌ها پاسخ دهند و مدارك را مرتب كنند. روزشان مملو از جلسات با پيمانكاران فرعي است و اطمينان از اينكه پروژه‌ها در مسير درست پيش رود و مهمتر از آن بودجه به درستي صرف مي‌شود. اما بودجه‌بندي تنها بخشي از فعاليت‌هاي آن‌ها است. حسابداران مجموعه‌هاي پيمانكاري بايد به چندين عامل مالي از صورتحساب گرفته تا هزينه كار و توليد فكر كنند. از آنجايي كه پروژهاي زيادي را به صورت همزمان آناليز مي‌كنند، همه چيز هميشه در حال تغيير است و داده‌هاي جديد اضافه مي‌شود.

به همين دليل بسيار مهم است كه شما و تيم‌تان نه تنها بهترين شيوه‌هاي حسابداري را درك كنيد، بلكه دانش تخصصي در صنعت ساخت و ساز نيز داشته باشيد. موفقيت كسب و كار شما و رضايتمندي مشتريان شما به دانستن اصول حسابداري ساخت و ساز متكي است.اما اگر پيش زمينه مالي نداشته باشيد، حسابداري پيمانكاري مي‌تواند مانند يك نبرد سخت براي شما باشد. اين مي‌تواند شبيه ساختن يك خانه بدون ريختن پايه اوليه باشد، و همه ما مي‌دانيم كه ساختمان بدي خواهد بود!

محيط كار و ساعات كاري حسابداران

حسابداران معمولاً در يك محيط اداري بين 9 تا 5 ساعت كار مي‌كنند. اين مي‌تواند بسته به نقش شغلي شما و افرادي كه براي آن‌ها كار مي‌كنيد متفاوت باشد. با اين حال، وظايف يك حسابدار معمولاً در زمان‌هاي شلوغ سال، مانند پايان ماه مالياتي و پايان سال مالي بيشتر است و ساعات طولاني‌تري كار مي‌كنند.

اگر براي يك شركت بزرگ كار مي‌كنيد، اغلب در دفاتر آن‌ها مستقر خواهيد بود و از نزديك با تيم‌هاي مالي، مديريت و عمليات كار خواهيد كرد. اگر در يك شركت حسابداري كار مي‌كنيد يا دفتر كار خود را اداره مي‌كنيد، گاهي اوقات ممكن است براي بازديد از مشتريان به سفرهاي محلي و بين‌المللي لازم باشد. اگر دوركار هستيد يا كارفرماي منعطفي داريد، مي‌توانيد اين فرصت را داشته باشيد كه از خانه كار كنيد.

مسير شغلي حسابداري

پس از تكميل تحصيل و گرفتن مدارك آموزشي، معمولاً در يك شركت كار خواهيد كرد. اگر يك حسابدار رسمي شويد، پيشرفت شغلي شما معمولاً يك مسير ساختار يافته را دنبال مي‌كند و به تدريج وظايف يك حسابدار ارشد را بر عهده خواهيد گرفت. شما مي‌توانيد در عرض دو سال به يك موقعيت مديريتي برسيد و به زودي به يك مدير ارشد تبديل شويد. با تجربه بيشتر، مي‌توانيد به سمت مدير مالي يا حتي به شراكت ارتقا پيدا كنيد؛ همچنين شما مي‌توانيد حوزه‌هاي مختلفي از حسابداري را دنبال كنيد. مانند:

• امور مالي شركتي يا تجاري

• حسابداري مالي

• حسابداري قانوني

• حسابداري مديريت

• حسابداري مالياتي

• حسابرسي داخلي

• حسابداري بين المللي

4 ابزاري كه يك حسابدار بايد داشته باشد!

حسابداري رشته‌اي است كه ثبات شغلي دارد و فرصتي براي كار با افراد يا شركت‌ها را به شما ارائه مي‌دهد. كساني كه به عنوان حسابدار كار مي‌كنند به چهار ابزار كليدي نياز دارند تا كارآمد و موثرتر عمل كنند. اين شامل:

يك كامپيوتر با كيفيت

به محض اينكه حسابدار شويد، شما بيشترين حجم كاري خود را با رايانه انجام مي‌دهيد. به همين دليل، به يكي از سريع‌ترين و با كفايت‌ترين رايانه‌ها نياز داريد. حتما كامپيوتري خريداري كنيد كه داراي سيستم پردازشي باشد كه بتواند نرم افزار مديريت اسناد و ماليات شما را اجرا كند. براي حسابداران، رايانه پايه و اساس كارشان است. پس از انتخاب يك دستگاه مناسب، آن را امتحان كنيد تا مطمئن شويد كه به درستي كار مي‌كند. يادتان باشد كه پاكسازي‌هاي منظم را با حذف داده‌هاي قديمي كه ديگر به آن‌ها نياز نداريد، حتماً انجام دهيد. از دانلود اسنادي كه احتمال كاهش سرعت رايانه وجود دارد خودداري كنيد و حتما نرم افزار آنتي ويروس نصب كنيد. سعي كنيد نرم افزار حسابداري مناسب با سيستمتان انتخاب كنيد.

نرم افزار حسابداري

امروز با ورود به صنعت حسابداري، از فناوري روز بهره‌مند خواهيد شد. اين شامل نرم افزار حسابداري نيز مي‌شود. در گذشته، حسابداران عمليات‌ها را به صورت دستي پردازش مي‌كردند. مشكالات از جايي شروع مي‌شد كه اشتباهاتي رخ مي‌داد يا مشتريان فراموش مي‌كردند كه اسناد مالياتي مهم را درج كنند. مسلماً اين وضعيت به زمان بيشتري نياز داشت كه اعداد و اسناد مجدداً پيكربندي شوند. با نرم افزار مالياتي، اشتباهات و اوراق از دست رفته به راحتي قابل تصحيح هستند زيرا فقط بايد ارقام را در سيستم تنظيم كنيد. نرم افزار بقيه موارد را بر عهده خواهد گرفت. نرم افزار حسابداري به سادگي ماليات را محاسبه مي كند و در زمان صرفه جويي، اشتباهات را كاهش مي‌دهد.

نرم افزار مديريت پروژه

هنگامي كه ابزارهاي حسابداري لازم را در نظر مي‌گيريد، يك سيستم مديريت پروژه به شما كمك مي‌كند تا راحت‌تر فعاليت‌ها را سازماندهي كنيد. در صنعت حسابداري، احتمالاً تعداد زيادي عمليات را خواهيد داشت كه به طور همزمان روي آن‌ها كار مي‌كنيد. يك سيستم مديريت، آناليز پروژه‌ها را براي شما آسان‌تر مي‌كند. همينطور اين كار ارتباط و هماهنگي ميان بخشهاي مختلف را راحت‌تر مي‌كند.

ابزار اوليه حسابداري

در حالي كه فناوري اكثر وظايف حسابداران را آسان‌تر مي‌كند، نياز به مجموعه اوليه تجهيزات حسابداري را ناديده نگيريد. روي يك ماشين حساب خوب، يك جعبه مداد و دفترچه يادداشت باكيفيت سرمايه گذاري كنيد. شما نمي‌خواهيد براي انجام اين كار فقط به نرم افزار تكيه كنيد. ممكن است لازم باشد درباره حسابي كه در حال پردازش آن هستيد يادداشت برداري كنيد. علاوه بر اين، اگر مغايرتي را مشاهده كرديد، بايد اسناد را با دست بررسي كنيد. به خاطر داشته باشيد كه با تخصص، حرفه‌اي بودن و مهارت‌هاي حسابداري با كيفيت، مشترياني را به دست خواهيد آورد. با ابزارهاي حسابداري مناسب، شما آماده شروع يك حرفه با ارزش و پايدار به عنوان يك حسابدار خواهيد بود.

منبع: https://www.hnovin.com/accountant-duties-companies/